10 Tricks, wie man mit Störungen in Meetings umgehen kann

Da wird auf die Tastatur eingehämmert, herumgetuschelt oder gar nebenbei telefoniert. Andere grätschen dem Präsentator permanent mit dummen Zwischenfragen ins Wort, bringen ihr eigenes Lieblingsthema ein oder versuchen, durch Beleidigungen oder dumme Sprüche zu provozieren. Es reicht auch schon, wenn bereits Gesagtes wieder und wieder nachgeplappert wird: So machen Meetings wirklich keinen Spaß!

Das kann ein Präsentator oder Moderator tun, um einzugreifen und wieder Schwung in die Bude zu bringen:

1. Selbstverständlich präsentieren wir im Stehen. Im Sitzen hat kein Mensch Autorität.
2. Zu zweit präsentieren ist hilfreich: Wenn die Stimmung kippt, kann einer sich auf den Inhalt konzentrieren, der andere spielt Moderator und übernimmt den Kontakt mit den Zuhörer.
3. Vorab die Spielregeln auf freundliche Weise formulieren: “Für unsere Präsentation haben wir 15 Minuten eingeplant. Ich kann Ihnen Pünktlichkeit garantieren, wenn wir uns nun alle nicht durch Handys oder Laptops ablenken lassen. Dankeschön.”
4. Halten Sie Blickkontakt mit den Zuhörern, sprechen Sie diese auch immer wieder mit Namen an, zitieren Sie Vorredner. Wir zeigen damit ehrliches Interesse an den anderen, das schmeichelt und sie fühlen sich gemeint.
5. Bei ersten, kleinen Störungen: Einfach ignorieren, nicht aus der Ruhe bringen lassen und weitersprechen. Möglicherweise hört der Spuk gleich wieder auf.
6. Nehmen Sie selbst nicht zu wichtig! Wenn jemand gähnt, langweilt er sich vielleicht gar nicht, sondern er ist einfach müde. Bleiben Sie bei sich und über-interpretieren Sie nicht die Signale Ihrer Zuhörer. Sie können es gerade eh nicht ändern.
7. Zwischenfragen können immer kommen, selbst wenn vorab darum gebeten wird, dass diese erst am Ende gestellt werden sollen. Idealerweise sammelt einer diese Einwände und notiert sie auf einem Flipchart. So sorgt sich niemand, dass diese Punkte einfach übergaben werden.
8. Lenken Sie (dezentere) Störer ab, indem Sie ihnen eine Frage zum aktuellen Thema stellen. Möglicherweise fühlt sich dieser an seine Schulzeit erinnert und gibt wieder Ruhe, weil er sich ertappt fühlt (und außerdem nicht noch einmal etwas gefragt werden möchte). Aber: Überlassen Sie vorlauten Selbstdarstellern nicht freiwillig Ihre Bühne!
9. Bösartige Provokationen würde ich aktiv ignorieren: Einfach die Zuhörer in einer anderen Richtung ansprechen: “Gibt es noch konstruktive Beiträge zum Thema?”
10. Schließen Sie eine Präsentation oder einen Diskussionspunkt ab, indem Sie ein Fazit ziehen (das man genau so im Protokoll übernehmen könnte) oder indem Sie expliziert appellieren, nun eine Entscheidung zu treffen.

Auf keinen Fall sollten wir dies versuchen:

• Negative Annahmen als geschlossene Fragen formulieren: “Langweile ich Sie etwa?” Sie könnten ein “Ja” riskieren!
• Sprechpausen können in seltenen Fällen funktionieren und die Aufmerksamkeit zurückholen. Allerdings sehe ich hier die Gefahr, dass es verunsichert wirken kann.
• Beleidigt reagieren: “Wenn Sie mir nicht zuhören, können wir es auch lassen.”
• Immer leiser werden, schneller sprechen oder auf den Boden blicken: Machen Sie sich bloß nicht klein!