Führungskräfte stehen oft vor der Herausforderung, effizient zu arbeiten, strategische Entscheidungen zu treffen und dabei den Überblick zu behalten. Eine starke Assistenz kann dabei der entscheidende Erfolgsfaktor sein – als Sparringspartner, als organisatorische Stütze und als verlässliche Schnittstelle im Unternehmen.
Doch wie wird aus dieser Zusammenarbeit eine echte berufliche Partnerschaft voller Vertrauen? Hier sind fünf Schritte, mit denen Führungskräfte und Assistenzen ein erfolgreiches Tandem bilden können.
Führung im Tandem — gemeinsam ein erfolgreiches Tandem bilden
1. Vertrauen als Basis schaffen
Jede erfolgreiche Zusammenarbeit beginnt mit Vertrauen. Als Führungskraft sollten Sie Ihrer Assistenz Verantwortung übertragen und ihr Raum geben, eigenständig zu agieren.
Gerade die Übertragung von Verantwortung und Autorität ist der Unterschied zwischen wahrer Delegation und Aufgabenverteilung. Genau deswegen bedeutet Vertrauen auch, Informationen offen zu teilen und Ihrer Assistenz zuzutrauen, Entscheidungen mitzugestalten.
Praxisbeispiel:
Seit 2019 arbeite ich als Virtuelle Assistenz für eine Kundin. Da wir fast ausschließlich virtuell kommunizieren und uns nur drei Mal persönlich getroffen haben, mussten wir uns darauf verlassen, dass Informationen klar und zeitnah ausgetauscht werden.
Besonders die Offenheit zu haben, dass alle Fragen gestellt werden dürfen, war in diesem Zusammenhang wichtig, um Vertrauen aufzubauen und effektiv als Team zu arbeiten. Ohne Vertrauen und offene Kommunikation wäre eine erfolgreiche Zusammenarbeit nicht möglich.
2. Klare Kommunikation etablieren
Missverständnisse sind der größte Zeitfresser im Arbeitsalltag. Regelmäßige Check-ins, klare Erwartungen und eine transparente Kommunikation helfen, Unklarheiten zu vermeiden. Nutzen Sie gemeinsame Tools für Aufgabenmanagement und Dokumentation, um Abläufe effizient zu gestalten.
Tipp:
Richten Sie regelmäßige Abstimmungen ein, in denen offene Fragen geklärt und Prioritäten besprochen werden. Die Abstimmungszyklen – ob täglich, wöchentlich oder monatlich, richtet sich stets nach den Teams selbst.
Je mehr Abstimmung benötigt wird und je effektiver ein kurzer synchroner Termin ist, desto häufiger sollte dies stattfinden. Auch ein kurzer Rückblick – was brauchen wir, damit diese Termine möglichst effektiv gestaltet sind, kann einen deutlichen Unterschied machen.
3. Feedback-Kultur leben
Eine starke Tandem-Partnerschaft lebt von konstruktivem Feedback. Führungskräfte sollten ihrer Assistenz regelmäßig Rückmeldung geben – und ebenso Feedback einholen. Nur so kann sich die Zusammenarbeit stetig verbessern.
Praxisbeispiel:
In meiner Arbeit als Virtuelle Assistenz hat sich gezeigt, dass regelmäßige, ehrliche Feedbackgespräche dazu beitragen, Erwartungen abzugleichen und Prozesse zu optimieren.
4. Verantwortung gezielt übertragen
Viele Führungskräfte delegieren Aufgaben, behalten aber dennoch zu viel Kontrolle. Wirklich effizient wird die Zusammenarbeit erst, wenn die Assistenz eigenverantwortlich handelt. Geben Sie Ihrer Assistenz Entscheidungsspielräume und definieren Sie klare Verantwortungsbereiche.
Tipp:
Vereinbaren Sie, welche Entscheidungen die Assistenz eigenständig treffen darf und bei welchen Entscheidungen Rücksprache notwendig ist. So vermeiden Sie unnötige Nachfragen und entlasten sich selbst.
5. Eine gemeinsame Vision entwickeln
Ein starkes Tandem arbeitet nicht nur kurzfristig zusammen, sondern hat ein gemeinsames Ziel. Wo wollen Sie als Führungskraft hin? Welche Rolle kann Ihre Assistenz dabei spielen?
Wenn beide eine klare Vorstellung von der Zusammenarbeit haben, entsteht eine echte Partnerschaft auf Augenhöhe.
Fazit:
Führung im Tandem bedeutet mehr als Delegieren. Es geht darum, eine Zusammenarbeit zu gestalten, die beide Seiten stärkt und langfristig erfolgreich macht. Vertrauen, klare Kommunikation, Feedback, Verantwortung und eine gemeinsame Vision sind die Schlüssel zu einer produktiven und wertschätzenden Partnerschaft zwischen Führungskraft und Assistenz.
Dies ist ein Gastbeitrag unserer Arbeitslust-Trainerin Saskia Hagendorf
