Virtuelle Teammeetings leiten

Der Konferenzraum im Büro bleibt wohl nun noch eine Weile länger verwaist. Es lohnt sich, dem Thema virtuelle Teammeetings mehr Aufmerksamkeit und Hingabe zu schenken. Schließlich wollen wir ja, dass am Ende etwas herauskommt.

Einladung zum Teammeeting

• Stellen Sie sich bitte ab und zu die Frage: Wie häufig ist ein Teammeeting wirklich nötig und sinnvoll? Wenn  man sich nicht ständig im Büro sieht und zufällige Begegnungen an der Kaffeemaschine wegfallen, sind Teammeetings eher öfter als seltener wichtig für alle. Sie dienen nämlich zum Informationsaustausch über laufende Projekte und zur Teammotivation.
• Wer sollte alles dazu eingeladen werden? Möglicherweise ist es nämlich hilfreich, gelegentlich einen Gast aus einer anderen Abteilung hinzu zu bitten. Der bereichsübergreifende Austausch wird im Augenblick leider arg vernachlässigt, ist meine Beobachtung.
• Das Team-Meeting sollte eine Startzeit und eine Angabe über die Dauer beinhaltet. Schließlich möchte man planen und über die Zeit im Anschluss verfügen können.
• Verschicken Sie mit der Einladung bitte eine Agenda mit den geplanten Themen. So geben Sie Ihrem Team die Chance,  sich einzulesen und vorzubereiten.
• Bitten Sie ausdrücklich um Zusendung von inhaltlichen Ergänzungsvorschlägen und ordnen Sie die Agendapunkte einem Themenverantwortlichen zu. Wenn Sie als Teamleiter die Tagesordnungspunkte allein festlegen, sind Sie in der Rolle des Alleinunterhalters. Dann brauchen Sie sich nicht zu wundern, wenn die Wortbeiträge nur zögerlich kommen und man sich eher zurücklehnt und zuhört.

Moderation des Teammeetings

• Nennen Sie gleich zu Beginn das Ziel des heutigen Meetings. Wiederholen Sie, wie lange es dauern wird und klären Sie die Rollen. Was ist Ihre Rolle? Wer wird präsentieren? Wer schreibt Protokoll? Wer wird was entscheiden?
• Verteilen Sie möglichst viele Aufgaben an die Teilnehmer, das aktiviert! Einer könnte der “Time-Keeper” sein und auf pünktliche Zeiten achten. Einer anderer könnte als “Pausenverantwortlicher” darauf achten, dass (nur bei längeren Meetings) bei Bedarf eine Bio-Pause gemacht wird.
• Zu-spät-Kommer können gleich mit einer Sonderaufgabe belohnt werden. Bei einem meiner Kunden spricht derjenige dann zum Abschluss des Meetings eine Morgenmeditation.
• Fragen Sie zu Beginn die Stimmung ab. Ein “Wie geht es Euch?” dürfte wenig spannende Antworten liefern. “Beschreiben Sie Ihre Laune mit einem Adjektiv und einer Mahlzeit!” ist da schon origineller. Der “platte Pfannkuchen” oder der “sonnige Obstsalat” erlauben schon mehr Einblicke in die Gemütslage. Und wenn jemand Vokabeln wie “traurig” oder “verzweifelt” verwendet, können Sie später unter vier Augen nachhaken. Oder Sie können zur Abwechslung zu Beginn jedes Meetings (mit Vorankündigung) immer einen anderen bitten, einen Song anzuspielen, der die aktuelle Gemütsverfassung ausdrückt.
• Als Moderator sind Sie für das Zuteilen von Redezeit verantwortlich. Sprechen Sie die Teilnehmer namentlich und einzeln an, dann bekommen Sie auch von der richtigen Personen einen Beitrag. Bedenken Sie, dass es auch “stillere” Typen gibt und geben Sie denen die Chance, drei Sekunden nachzudenken, bevor sie sprechen.
• Der große Vorteil von Online-Meetings: Sie können mündlich, aber auch schriftlich über das Chatfenster kommunzieren. So können Sie regeln, dass niemand unterbrochen wird und dennoch können alle ihre Fragen und Gedanken loswerden. Erklären Sie diese Spielregeln vorab.
• Die meisten Online-Meeting-Tools verfügen über “Handzeichen” für Gruppendiskussionen. Sie können eine virtuelle Hand heben, wenn Sie etwas sagen möchten oder einen Daumen hoch signalisieren, wenn Sie Ihre Zustimmung zeigen möchten. Das spart enorm Zeit!
• Halten Sie zu jedem Tagesordnungspunkt ein Ergebnis fest. “So. Was haben wir nun beschlossen?” Jedes To-do braucht einen Termin und einen Verantwortlichen. Das kommt ins Protokoll und wird beim nächsten Mal wieder hervorgeholt.
• Mischen Sie Beiträge mit langen Monologen und solche, bei denen diskutiert wird. Sonst schlafen Ihnen alle ein.
• Arbeiten Sie mit einem Timer, der ein akustisches Signal abgibt, kurz vor Ende der Zeit, die für dieses Thema eingeplant war.
• Läuft ein Thema aus dem Ruder, vertagen Sie eine längere Diskussion ans Ende oder auf eine separate Diskussion im kleineren Kreis.
• Ein Teammeeting sollte nicht länger als eine Stunde dauern. Alles andere wäre dann eher eine Arbeitssitzung einer Projektgruppe. So etwas darf es auch geben. Betrifft aber vermutlich einen anderen Teilnehmerkreis.
• Entlassen Sie Ihr Team mit einer Ermutigung in den Tag: Überlegen Sie sich ein schönes Zitat, eine lustige Geschichte, ein inspirierendes Bild, ein Motto. Oder geben Sie diese Aufgabe reihum an jemand anderen weiter.

Nach dem Meeting

Hinterher braucht es natürlich (zeitnah!) ein Ergebnisprotokoll mit allen Terminen und Beschlüssen.