Virtuelle Teammeetings leiten

So klappt’s mit Fokus und Ergebnissen

Der Konferenzraum im Büro bleibt wohl nun noch eine Weile länger verwaist. Es lohnt sich, dem Thema virtuelle Teammeetings mehr Aufmerksamkeit und Hingabe zu schenken. Schließlich wollen wir ja, dass am Ende etwas herauskommt.

1. Einladung & Vorbereitung: Bedarf klären und Agenda verteilen

• Frequenz hinterfragen: Wann sind Meetings wirklich nötig? Wenn man sich nicht ständig im Büro sieht und zufällige Begegnungen an der Kaffeemaschine wegfallen, sind Teammeetings eher öfter als seltener wichtig für alle. Sie dienen nämlich zum Informationsaustausch über laufende Projekte und zur Teammotivation
• Wer sollte alles dazu eingeladen werden? Möglicherweise ist es nämlich hilfreich, gelegentlich einen Gast aus einer anderen Abteilung hinzuzubitten. Der bereichsübergreifende Austausch wird im Augenblick leider arg vernachlässigt, ist meine Beobachtung.
• Das Team-Meeting sollte eine Startzeit und eine Angabe über die Dauer beinhaltet. Schließlich möchte man planen und über die Zeit im Anschluss verfügen können.
• Verschicke mit der Einladung bitte eine Agenda mit den geplanten Themen. So gibst Du Deinem Team die Chance, sich einzulesen und vorzubereiten.

2. Rollen & Regeln festlegen: Struktur von Anfang an

• Nenne gleich zu Beginn das Ziel des heutigen Meetings. Wiederhole, wie lange es dauern wird und kläre die Rollen. Was ist Deine Rolle? Wer wird präsentieren? Wer schreibt Protokoll? Wer wird was entscheiden?
• Verteile möglichst viele Aufgaben an die Teilnehmer, das aktiviert! Einer könnte der “Time-Keeper” sein und auf pünktliche Zeiten achten. Einer anderer könnte als “Pausenverantwortlicher” darauf achten, dass (nur bei längeren Meetings) bei Bedarf eine Bio-Pause gemacht wird.
• Zu-spät-Kommer können gleich mit einer Sonderaufgabe belohnt werden. Bei einem meiner Kunden spricht derjenige dann zum Abschluss des Meetings eine Morgenmeditation.

3. Aktivierende Eröffnung: Stimmung und Beteiligung

• Frage zu Beginn die Stimmung ab. Ein “Wie geht es Euch?” dürfte wenig spannende Antworten liefern. “Beschreibe Deine Laune mit einem Adjektiv und einer Mahlzeit!” ist da schon origineller. Der “platte Pfannkuchen” oder der “sonnige Obstsalat” erlauben schon mehr Einblicke in die Gemütslage.
• Und wenn jemand Vokabeln wie “traurig” oder “verzweifelt” verwendet, kannst Du später unter vier Augen nachhaken. Oder Du kannst zur Abwechslung zu Beginn jedes Meetings (mit Vorankündigung) immer einen anderen bitten, einen Song anzuspielen, der die aktuelle Gemütsverfassung ausdrückt.

4. Moderation & Zeitkontrolle: Fokus halten

• Als Moderator bist Du für das Zuteilen von Redezeit verantwortlich. Sprich die Teilnehmer namentlich und einzeln an, dann bekommst Du auch von der richtigen Personen einen Beitrag. Bedenke, dass es auch “stillere” Typen gibt und gib denen die Chance, drei Sekunden nachzudenken, bevor sie sprechen.
• Der große Vorteil von Online-Meetings: Du kannst mündlich, aber auch schriftlich über das Chatfenster kommunizieren. So kannst Du regeln, dass niemand unterbrochen wird und dennoch können alle ihre Fragen und Gedanken loswerden. Erkläre diese Spielregeln vorab.
• Die meisten Online-Meeting-Tools verfügen über “Handzeichen” für Gruppendiskussionen. Du kannst eine virtuelle Hand heben, wenn Du etwas sagen möchtest oder einen Daumen hoch signalisieren, wenn Du Deine Zustimmung zeigen möchtest. Das spart enorm Zeit!

5. Ergebnissicherung & Abschluss: Klarheit schaffen

• Halte zu jedem Tagesordnungspunkt ein Ergebnis fest. “So. Was haben wir nun beschlossen?” Jedes To-do braucht einen Termin und einen Verantwortlichen. Das kommt ins Protokoll und wird beim nächsten Mal wieder hervorgeholt.
• Mische Beiträge mit langen Monologen und solche, bei denen diskutiert wird. Sonst schlafen Dir alle ein.
• Arbeite mit einem Timer, der ein akustisches Signal abgibt, kurz vor Ende der Zeit, die für dieses Thema eingeplant war.
• Läuft ein Thema aus dem Ruder, vertage eine längere Diskussion ans Ende oder auf eine separate Diskussion im kleineren Kreis.
• Ein Teammeeting sollte nicht länger als eine Stunde dauern. Alles andere wäre dann eher eine Arbeitssitzung einer Projektgruppe. So etwas darf es auch geben. Betrifft aber vermutlich einen anderen Teilnehmerkreis.
• Entlasse Dein Team mit einer Ermutigung in den Tag: Überlege Dir ein schönes Zitat, eine lustige Geschichte, ein inspirierendes Bild, ein Motto. Oder gib diese Aufgabe reihum an jemand anderen weiter.

6. Nach dem Meeting

• Hinterher braucht es natürlich (zeitnah!) ein Ergebnisprotokoll mit allen Terminen und Beschlüssen.