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Autor: Susanne Westphal - Institut für Arbeitslust URL: https://arbeitslust.de

Virtuelle Meetings: effizient und unterhaltsam

Haben Sie auch manchmal abends schon viereckige Augen, weil Sie den ganzen Tag in Videokonferenzen saßen? Ich beobachte aktuell eine gewisse Müdigkeit und Gernervtheit von virtuellen Dauermeetings. Mit diesen Tricks moderieren Sie die nächste Videokonferenz vielleicht etwas interessanter, sind schneller fertig und motivieren, statt zu ermüden.

So wenig Teilnehmer wie möglich: Wer ist eingeladen? Überlegen Sie sich gut, wer alles dabei sein sollte. Nichts ist nerviger als fünf Tagesordnungspunkten stumm zuhören zu müssen, nur weil der sechste Punkt vielleicht von Relevanz ist.

Möglichst kurz: Laden Sie lieber öfter zu kurzen Besprechungen ein und versuchen Sie nicht, zu viele Themen in einen Termin zu stopfen.

Krumme Startzeit: Fast alle Meetings beginnen zur vollen Stunde, also um 9:00 Uhr, um 10:00 Uhr und so weiter. Und man spricht auch meist bis zum Ablauf einer vollen Stunde. Das bedeutet: Es gibt keinerlei Pausen zwischen den Meetings! Starten Sie lieber um 11:15 Uhr, dann gibt es ein wenig Puffer, falls der Termin zuvor nicht ganz pünktlich fertig wird. Und die Teilnehmer haben die Chance, sich einmal zu strecken, das Fenster zu öffnen und sich eine Tasse Tee zu holen.

Einzelne Personen ansprechen: Stellen Sie niemals eine Frage an alle. Sie bekommen sehr wahrscheinlich keine Antwort, oder ganz ganz viele. Trauen Sie sich als Moderator, öfter mal jemanden einzeln und namentlich anzusprechen. Keine Sorge, wer zusätzlich ein dringendes Mitteilungsbedürfnis hat, wird sich sicher trotzdem melden.

Handzeichen vereinbaren: Besprechen Sie zu Beginn kurz, wie Sie es handhaben wollen, damit jeder zu Wort kommen kann und sich nicht alle unterbrechen. Die meisten Plattformen verfügen über Funktionen wie Handzeichen zu setzen oder zu winken, Zustimmung zu zeigen über „Daumen hoch“ oder Applaus.

Chatfunktion nutzen: Es kostet unheimlich viel Zeit, wenn 12 oder 15 Teilnehmer nacheinander einen Satz zur aktuellen Stimmung oder anderen Themen sagen. Dabei könnte man das wundervoll abkürzen, indem man beispielsweise alle bittet, zwei Stichworte als Hashtags ins Chatfenster zu tippen, etwa über die persönlich empfundene aktuelle Stimmung und die gefühlte Arbeitsbelastung. (#müde #Abgabestress Projekt X) So bekommen alle einen Überblick und man kann auf besondere Anmerkungen immer noch mündlich eingehen.

Agenda einhalten: Wie bei jedem anderen Meeting auch braucht es für eine gute virtuelle Zusammenkunft eine Agenda, die möglichst auch vorab bekannt ist und von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern auch mit gestaltet und ergänzt werden kann. So können sich alle vorbereiten und alles geht ein wenig schneller.

Aktivierung statt Frontalbeschallung: Wenn jede Person eine aktive Rolle hat, ist sie automatisch wacher und bringt sich ein. Eine schöne Variante: Jeder bekommt gleich zu Anfang nach dem Zufallsprinzip (nach Reihenfolge des Erscheinens) eine Rolle zugewiesen:

  • Timekeeper (achtet darauf, dass die Zeiten eingehalten werden)
  • Mecker-Alarm (gibt ein Warnsignal, sobald Diskussionen nicht mehr konstruktiv sind)
  • Reporter (fasst am Ende schlagzeilenartig das Wichtigste zusammen)
  • Superhirn (erinnert an die Vereinbarungen des letzten Meetings und hakt nach, was aus den Beschlüssen geworden ist)
  • Fitnesstrainer (macht alle 20 Minuten eine Bewegungspausen-Übung)
  • Oscar-Jury (überlegt zum Ende des Meetings Disziplinen wie „solidarischster Kollege“ oder „Kreativster Beitrag“ und benennt einen Preisträger)

Rundes Ende: Was haben wir nun beschlossen? Wie gehen wir auseinander? Was passiert als nächster Schritt? Wie geht es uns jetzt? Das sollte geklärt sein, bevor das virtuelle Meeting pünktlich zum angegebenen Zeitpunkt endet. Im Zweifel lieber zehn Minuten früher, denn Pausen können wir derzeit alle gut gebrauchen.

 

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