Susanne, was habt Ihr eigentlich in Ägypten gemacht? Das wurde ich seit Tinas und meiner Arbeitsreise einige Male gefragt. Ich fasse unser Tun und unsere Erkenntnisse hier gern einmal zusammen:
Die Ausgangslage
Wenn ein Chef ahnt, dass die Prozesse eines Teams vielleicht effizienter gestaltet werden könnt
en, liegt es nahe, sich die Sache einmal näher anzusehen. Wieviel Zeit könnten wir in unserer Arbeit wohl einsparen, wenn Papierkram sich auf ein Minimum reduzieren ließe, Meetings straff moderiert wären, keinerlei Missverständnisse aufkämen und niemals zwei Menschen doppelt an derselben Sache arbeiteten? Ich behaupte mal frech: Dann wäre eine 3-Tage Woche (mit 8-Stunden-Tagen) möglich.
Die Kommunikation muss stimmen
Grundvoraussetzung für derartige Zeitersparnisse ist, dass man sich gut versteht und ausreichend miteinander spricht: Ist der Kontakt unter Kollegen gut, greift man schnell mal zu Hörer, um eine Frage zu klären. Man hilft sich untereinander aus, kennt die Nöte der anderen und weiß, was sie für ihre Arbeit brauchen. Um eine solche Basis herzustellen, gibt es einiges zu klären und es ist großartig, wenn sie ein Team auf unbequeme Gespräche und Konfrontationen einlässt.
Teambuilding first
Mit diesem Wissen starteten wir unser Projekt “Prozesse schlanker machen” bei einer Abteilung “Finance and Administration” in Ägypten mit einem Teamworkshop. Natürlich blieben wir dafür nicht im Büro, wollten ein wenig Abstand gewinnen von der Großstadt Kairo und schafften uns in einem angenehmen Hotel am Roten Meer einen geschützten Raum für offene Gespräche. Erst mal sagen und zeigen, wie es einem geht. Staunen, was die anderen an einem schätzen und warum sie gern mit uns zusammenarbeiten. Kritik äußern und Kritik annehmen üben — in einem so freundlichen und harmonischen Kulturkreis eine besondere Herausforderung! Gemeinsam lachen, Situationen von Überforderung nachspielen, Schwierigkeiten beim Namen nennen — all das hat die Gruppe in nur zwei Tagen sehr zusammengeschweißt. Damit bildeten wir die perfekte Grundlage für unsere weitere Arbeit.
Fremde Augen sehen mehr
Im Anschluss verbrachten meine Lieblingskollegin Tina Feulner-Weinmayer und ich ein paar Tage am Arbeitsplatz unseres Teams: Wie zwei Praktikantinnen setzten wir uns jeweils neben einen Schreibtisch, beobachteten alltägliche Arbeiten und fragten immer wieder nach: “Warum wird dieses Dokument ausgedruckt?”, “Wie viele Empfänger erhalten diese E-Mail in Kopie?”, “Wer bekommt den unterschriebenen Vertrag nun als nächstes auf den Tisch?” So versuchten wir zu verstehen, wie die Prozesse aktuell funktionierten und welchen gesetzlichen oder steuerlichen Zwängen sie unterworfen waren. Dabei identifizierten wir natürlich auch Vorgänge, die einfach “immer schon so waren” oder einfach als angenehm empfunden wurden. Wir hinterfragten und prüften, welche Vorgänge besser “zu Fuß” zu erledigen waren und für welche Problemstellungen es clevere Softwarelösungen gibt, die nur noch nicht mit all ihren Möglichkeiten eingesetzt wurden. Anschließend tüftelten wir drei Tage konzentriert an Veränderungsvorschlägen, die wir dann mit der Abteilungsleiterin diskutierten und fein justierten.
Wir sind sehr gespannt, wie gut die Umsetzung klappt, wenn wir uns in einigen Wochen zu einer Videokonferenz verabreden und in einigen Monaten noch einmal im Rahmen eines anderen Workshops vor Ort vorbeischauen und wieder mit dem Team sprechen. Wir freuen uns schon jetzt auf das herzliche Willkommen der aufregenden Stadt Kairo!
