Alles Wichtige muss in die Betreffzeile
Ob ich vom Empfänger bis morgen eine bestimmte Reaktion erwarte oder ob ich ein Arbeitsergebnis zu einem Thema abliefere: Die wichtigsten Stichworte sollten schon in der Betreffzeile stehen. Am besten auch direkt so formuliert, wie man später nach meiner E-Mail suchen würde.
- „Angebot Projekt X“
- oder „Textvorschlag Interview Y, Bitte um Freigabe bis 20.2.“
- oder „zur Info: Zwischenstand Projekt Z“
sind geeignete Beispiele.
Klare Antworten
Antworte ich auf eine E-Mail, lasse ich natürlich die ursprüngliche Betreffzeile stehen, damit der Absender sie wiedererkennt. Doch ich kann davor präzisieren, worum es in meiner E-Mail geht, etwa so:
Aus „Anfrage Unterstützung im IT-Projekt X“ wird dann
„Mein konkretes Angebot: Ihre Anfrage Unterstützung im IT-Projekt X“
Vermeiden Sie eine Endlosschleife aus „replies“ und „forwards“, wenn E-Mails zum 20sten Mal hin und her geschickt wurden. Einmal „weitergeleitet“ reicht als Information.
Die Begrüßungsformel und der erste Satz entscheiden darüber, ob mein Gegenüber gern weiterliest. Beginnen Sie also mit freundlichen Worten und mit der Perspektive des Empfängers.
Mit diesen Formulierungen kann ich an den letzten Kontakt anknüpfen:
- „Danke für das sehr inspirierende Gespräch…“
- „Danke für Ihre freundliche Anfrage…“
Nehme ich zum ersten Mal Kontakt auf, sollte ich klarmachen, wie die Verbindung zustande kam.
- „Über Ihre Website bin ich auf Ihr interessantes Angebot aufmerksam geworden.“
- „Frau Meier, Geschäftsführerin der Firma XY, hat Sie mir empfohlen.“
- „Ihr Vortrag bei der XY Veranstaltung hat mich neugierig auf Ihr Unternehmen gemacht.“
Falle ich hingegen gleich mit der Tür ins Haus und beginne ich mit meiner Perspektive
„ich freue mich, Ihnen mein Angebot vorzustellen“
Wirkt das plump und unhöflich.
Ein persönlicher Brief fängt ja auch an mit „Wie geht es Dir? Mir geht es gut.“ Und nicht umgekehrt.
Ein Anliegen, eine E-Mail!
Einfache Texte sind einfacher zu bearbeiten. Eine kurze Information kann ich löschen, wenn ich sie gelesen habe und nicht mehr brauche. Anderes will ich vielleicht an Kollegen weiterleiten oder mir selbst auf Wiedervorlage legen. Stecken gleich mehrere Themen in einer E-Mail, erschwert mir das die Weiterverarbeitung. Also: Lieber öfter kurze und knackige E-Mails schreiben, als endlos lange Themensammlungen.
Von wichtig zu weniger wichtig strukturieren
Viele wollen ihr Anliegen ganz chronologisch schildern. Doch das ist nicht unbedingt die Reihenfolge der Fragen, wie sie sich mein Leser gerade stellt.
Möchte ich etwa jemanden zu einer Veranstaltung einladen, kann ich die gesamte E-Mail durch solche Zwischenüberschriften gliedern:
- Was ist das für eine Veranstaltung? (Feier, Tag der offenen Tür, Vortragsveranstaltung, Netzwerk-Event etc.)
- Wann? Datum und Uhrzeit
- Bis wann sollte ich zusagen?
- Worum geht´s bei der Veranstaltung?
- Wo? Online oder in Präsenz? An welchem Ort?
- Wie ist das Programm? (Was habe ich davon, wenn ich dabei bin?)
- Wer ist noch eingeladen?
- Kostet das was?
- Wie komme ich an den Veranstaltungsort? (oder: Über welche Plattform kann ich mich einwählen?)
- Soll ich etwas mitbringen oder vorbereiten? Gibt es einen Dresscode?
„Wie ist die Idee zu dieser Veranstaltung entstanden?“ ist hingegen eine Information, die sich mein Leser sicher nicht zuerst stellt. Dennoch beginnen viele Texte so, weil man irrtümlich glaubt, es bräuchte erst einmal eine Art Einleitung.
Verständlich schreiben
- Kurze Sätze
- Positive Formulierungen („ist ganz einfach“ und nicht „es ist nicht kompliziert“)
- Möglichst wenig Fachbegriffe oder Fremdworte
- Ab 3 Aufzählungen untereinander aufführen, nicht in einen Satz packen
Weg mit altmodischen Schwurbelfloskeln!
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Ersetzen durch: „Lassen Sie uns gern telefonieren, falls Sie noch Fragen oder Änderungswünsche haben.“
Fazit am Schluss
Wie geht es weiter? Was ist unser nächster Schritt? Was wird von mir nun erwartet? Diese Fragen sollten wir zum Ende hin noch beantworten.
Grußformel zum Abschied
Wenn es ganz schnell gehen soll: “Freundliche Grüße” (die etwas altmodischere Formulierung “Mit freundlichen Grüßen” wird allmählich hiervon abgelöst.
Wenn es etwas persönlicher werden darf: Senden Sie doch “sonnige Grüße nach Mainz” oder, falls Sie wissen, was beim anderen gerade ein wichtiges Thema ist, passt auch “ich wünsche Ihnen viel Erfolg auf der Messe”. Dann aber bitte nicht weitermachen mit “verbleibe ich mit freundlichen Grüßen”.
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