Jede Führungskraft tickt anders. Klare Ansagen helfen dem Team und der Leitung, effizienter zusammenzuarbeiten. Damit alle Bescheid wissen, sollten diese Punkte geklärt werden. So kennt jeder die Erwartungen des anderen und kann sich darauf einstellen.
Unterschiedliche Medienpräferenzen
Die einen lieben E-Mails, die anderen bevorzugen Kurznachrichten auf WhatsApp, wieder andere wollen angerufen oder persönlich angesprochen werden. Weil niemand erraten kann, welches der bevorzugte Kanal ist, sollten geklärt werden:
- Welchen Kanal verwenden wir für welche Art der Botschaft?
- Welche Telefonnummer darf von wem zu welchen Zeiten genutzt werden?
- Ist das Nutzen von Messanger-Diensten tabu oder erwünscht?
- Welche Informationen werden auf internen Plattformen (und wo genau) hinterlegt? Und wie oft sollte man hier reinschauen?
- Wie schnell wird eine Reaktion erwartet?
Verlaufs- oder Ergebniskommunikation?
Manche Führungskräfte übergeben eine Verantwortung für ein Projekt und wollen dann erst wieder etwas hören, wenn eine Frage auftaucht oder das fertige Ergebnis präsentiert wird. Andere wollen laufend einen Zwischenstand über den Verlauf erhalten.
- Wenn mit externen Partnern kommuniziert wird: Soll der „Auftraggeber“ dann immer in Kopie gesetzt werden, damit dieser jeden Schritt mitbekommt?
- Welche erreichten Zwischenschritte sollten kommuniziert werden?
- Falls Fragen oder Schwierigkeiten auftauchen: Wie lange oder wie intensiv sollen Mitarbeitende erst einmal selbst versuchen, eine Lösung zu finden? Ab wann kontaktieren sie die Teamleitung?
Präsenz, hybrid oder mobiles Arbeiten?
In vielen Unternehmen bleibt es den Teams selbst überlassen, wie sie Anwesenheit im Büro regeln. Damit Teilzeitkräfte nicht vergessen werden und mit Kundendaten vertraulich umgegangen wird, ist es gut, verlässliche Rahmen wie diese hier zu klären:
- Regelmäßige Teammeetings: Wann finden sie statt? Beziehungsweise: Wann finden sie gesichert nicht statt? (In diesen Zeitfenstern können Mitarbeitende dann eher Kundentermin oder andere Aktivitäten einplanen.)
- Erreichbarkeit: Zu welchen Zeiten wird gegenseitig erwartet, dass ein Anruf oder eine Kurznachricht sofort beantwortet werden?
- Gibt es Zeiten, in denen Führungskräfte oder Mitarbeitende nicht gestört werden wollen?
- Ob und falls ja, wie wird eine private Handynummer genutzt (falls es kein Diensthandy gibt).
- Diskretion: Welche Arbeitsumgebung wird von Mitarbeitenden erwartet, damit sicher gestellt ist, dass nicht andere Coworking-Nutzer, Familienmitglieder oder Menschen im öffentlichen Raum vertrauliche Inhalte hören oder lesen könnten?
- Auch nicht unwichtig: Der Hinweis, dass ausgedruckte Seiten mit vertraulichen Informationen (und schon Kundennamen sind vertraulich) nicht in den Hausmüll oder in den öffentlichen Papiercontainer gehören, sondern geschreddert werden müssen.
Launen und Privates
Gerade wenn sie neu in ihrer Rolle sind, gehen viele Führungskräfte etwas zurückhaltend mit persönlichen Informationen über sich selbst um, weil sie niemanden damit überfordern wollen. Man muss auch nicht gleich Eheprobleme offen diskutieren oder sein Tagebuch publizieren — doch einige Informationen helfen schon dabei, die Zusammenarbeit verständnisvoll zu gestalten.
- Morgenmuffel oder Nachteule? Zu welcher Tageszeit sind Sie besonders fit oder kreativ? Wann arbeiten Sie am liebsten? Ein solcher Hinweis hilft bei der Entscheidung, zu welcher Tageszeit man am besten mit schwierigen Themen um die Ecke kommt.
- Wie ist die private Lebenssituation? Gibt es Kinder oder pflegebedürftige Eltern? Trainiert man in der Freizeit für einen Marathon? Weiß das Team, wie die Führungskraft lebt, kann Verständnis für belastendere Phasen entstehen und Termine werden nicht unbedingt auf den Tag der Einschulung oder auf den Montag nach einem Wettkampf gelegt.
- Interessiert man sich für Kunst oder bestimmte Musiker, kocht man leidenschaftlich gern oder geht man gern ins Kino? Gemeinsamkeiten schaffen Sympathien und die Kenntnis von Lieblingsthemen erleichtern den Gesprächseinstieg in der Kaffeepause.
