Keine Frage — es ist toll, wenn Menschen schnell zum Punkt kommen und die Zeit ihrer Mitmenschen nicht verschwenden. Doch wenn der freundliche Ton dabei auf der Strecke bleibt, werden die gewonnenen Minuten schnell zum Bumerang: Fühlen sich Mitarbeitende nicht geschätzt, wirkt sich ihre Demotivation unmittelbar auf Arbeitsgeschwindigkeit und Effektivität aus. E-Mails von unfreundlichen Absendern werden weniger schnell geöffnet und landen in der Prioritätenliste der Erledigungen weiter unten. Dabei lässt sich mit Kleinigkeiten sofort Begeisterung erzielen:
- Beginnen Sie schriftliche Nachrichten mit einer persönlichen Anrede: “Guten Morgen, liebe Petra…”, “Lieber Michael…”
- Im direkten Kontakt gilt das ebenso: Auch wenn man nur schnell ein Brot um die Ecke kauft, kann man dennoch vor das “ein Roggenbrot” ein freundliches “guten Tag” einflechten! Kostet nichts!
- Sie kennen den Namen Ihres Gegenüber? Sprechen Sie ihn aus! “Guten Morgen, Herr Müller” entlockt viel eher ein Lächeln als ein bloßes Zunicken.
- Streichen Sie “Hallo” aus Ihrem Wortschatz! Verwenden Sie es ausschließlich als Anrede, wenn Sie sich über das Geschlecht des Empfängers im Unklaren sind und “Guten Morgen” nicht zur Tageszeit passt.
- Eine erste E-Mail des Tages an eine bestimmte Person darf im ersten Satz eine zugewandte, freundliche Floskel enthalten: “Ich hoffe, Du hattest ein angenehmes Wochenende.”, “Wie lief Euer Meeting gestern?”, “Darf ich zu einem neuen Kundenabschluss gratulieren?”, “Ich hoffe, Eure Veranstaltung war erfolgreich.”
- Schreibt man im Laufe eines Arbeitstags öfter mit jemandem hin und her, darf die Textmenge knapper werden. Es kostet jedoch nichts, wenigstens mit einem schnellen Emoji Freundlichkeit zum Ausdruck zu bringen: Ein kurzes “Danke Dir! 😍”, “Wow, bist Du schnell! ⚡”, “Großartig gemacht! 💃🕺” hebt die Laune.
- Überhaupt: Sagen Sie öfter mal “danke” zu Ihren Mitmenschen. Auch wenn Sie sich Inhalte noch nicht genauer ansehen konnten, ist es doch ein Zeichen von Höflichkeit, sich über die pünktliche Zusendung eines Dokuments zu äußern oder einfach den Erhalt so zu bestätigen.
- Konjunktive machen eine Nachricht nicht freundlicher, sondern wirken verschwurbelt oder gar unterwürfig. “Wir würden uns freuen, wenn wir Sie begrüßen dürften” wirkt sogar weniger ehrlich als “wir freuen uns wirklich sehr, wenn Sie die Zeit finden, mit uns zu feiern”.
- Sind Sie super kurz angebunden, weil Sie wenig Zeit haben, sagen Sie das doch. “Eilige, aber herzliche Grüße”, “auf dem Sprung ins nächste Meeting eine kurze Frage:…”, “ganz kurz, aber nicht minder herzlich:…” erklärt sofort, warum Sie vielleicht kühl und sachlich formuliert haben.
- Schenken Sie sich zum Schluss das Allerwelts-BlaBla “mit freundlichen Grüßen”, und verbleiben Sie bitte auch nicht, während Sie das tun. Bitte auch keine “besten Grüße” (“best regards” gibt es nur im Englischen, im Deutschen kennen wir keine guten, besseren oder besten Grüße). Geben Sie sich ein wenig Mühe und schicken Sie lieber “Herzliche Grüße an die Donau”, “freundliche Grüße in den sonnigen Süden” oder “…an die Küste”.
