Warum der Ton die Musik macht
Keine Frage — es ist toll, wenn Menschen schnell zum Punkt kommen und die Zeit ihrer Mitmenschen nicht verschwenden. Doch wenn der freundliche Ton dabei auf der Strecke bleibt, werden die gewonnenen Minuten schnell zum Bumerang: Fühlen sich Mitarbeitende nicht geschätzt, wirkt sich ihre Demotivation unmittelbar auf Arbeitsgeschwindigkeit und Effektivität aus.
Freundlichkeit in E-Mails: Kleine Gesten, große Wirkung
E-Mails von unfreundlichen Absendern werden weniger schnell geöffnet und landen in der Prioritätenliste der Erledigungen weiter unten. Dabei lässt sich mit Kleinigkeiten sofort Begeisterung erzielen.
- Persönliche Anrede nutzen: Beginne schriftliche Nachrichten mit einer persönlichen Anrede wie “Guten Morgen, liebe Petra…”, “Lieber Michael…”
- Streiche “Hallo” aus Deinem Wortschatz! Verwende es ausschließlich als Anrede, wenn Du Dir über das Geschlecht des Empfängers im Unklaren bist und “Guten Morgen” nicht zur Tageszeit passt.
- Beginne eine erste E-Mail des Tages mit einer zugewandten, freundlichen Floskel: “Ich hoffe, Du hattest ein angenehmes Wochenende.”, “Wie lief Euer Meeting gestern?”, “Darf ich zu einem neuen Kundenabschluss gratulieren?”, “Ich hoffe, Eure Veranstaltung war erfolgreich.”
- Emojis als Stimmungsaufheller: Schreibt man im Laufe eines Arbeitstags öfter mit jemandem hin und her, darf die Textmenge knapper werden. Es kostet jedoch nichts, wenigstens mit einem schnellen Emoji Freundlichkeit zum Ausdruck zu bringen: Ein kurzes “Danke Dir! 😍”, “Wow, bist Du schnell! ⚡”, “Großartig gemacht! 💃🕺” hebt die Laune.
Höflichkeit im Alltag: Wertschätzung kostet nichts
- Bekannte Namen ansprechen: Kennst Du den Namen Deines Gegenübers? Sprich ihn aus! “Guten Morgen, Herr Müller” entlockt viel eher ein Lächeln als ein bloßes Zunicken. Im direkten Kontakt gilt das ebenso: Auch wenn man nur schnell ein Brot um die Ecke kauft, kann man dennoch vor das “ein Roggenbrot” ein freundliches “guten Tag” einflechten! Kostet nichts!
Authentisch bleiben – auch bei wenig Zeit
- Sage öfter mal “danke” zu Deinen Mitmenschen. Auch wenn Du Dir Inhalte noch nicht genauer ansehen konntest, ist es doch ein Zeichen von Höflichkeit, sich über die pünktliche Zusendung eines Dokuments zu äußern oder einfach den Erhalt so zu bestätigen.
- Konjunktive machen eine Nachricht nicht freundlicher, sondern wirken verschwurbelt oder gar unterwürfig. “Wir würden uns freuen, wenn wir Sie begrüßen dürften” wirkt sogar weniger ehrlich als “wir freuen uns wirklich sehr, wenn Sie die Zeit finden, mit uns zu feiern”.
- Bist Du super kurz angebunden, weil Du wenig Zeit hast, sagt das doch. “Eilige, aber herzliche Grüße”, “auf dem Sprung ins nächste Meeting eine kurze Frage:…”, “ganz kurz, aber nicht minder herzlich:…” erklärt sofort, warum Du vielleicht kühl und sachlich formuliert hast.
Gute Kommunikation ist individuell, nicht standardisiert
- Schenke Dir zum Schluss das Allerwelts-BlaBla “mit freundlichen Grüßen”, und verbleibe bitte auch nicht, während Du das tust. Bitte auch keine “besten Grüße” (“best regards” gibt es nur im Englischen, im Deutschen kennen wir keine guten, besseren oder besten Grüße). Gib Dir ein wenig Mühe und schicke lieber “Herzliche Grüße an die Donau”, “freundliche Grüße in den sonnigen Süden” oder “…an die Küste”.