Meetings können schnell zur Zerreißprobe werden: Ständiges Getuschel, lautes Tippen auf der Tastatur oder gar Telefonate stören die Anwesenden.
Manche Teilnehmenden grätschen dem Präsentator permanent mit dummen Zwischenfragen ins Wort, bringen ihr eigenes Lieblingsthema ein oder versuchen, durch Beleidigungen oder dumme Sprüche zu provozieren.
Es reicht auch schon, wenn bereits Gesagtes wieder und wieder nachgeplappert wird: Doch wie kann man als Moderator oder Präsentator solche Störungen geschickt handhaben?
10 Methoden, um Meetings in den Griff zu bekommen
Das kann ein Präsentator oder Moderator tun, um einzugreifen und wieder Schwung in die Bude zu bringen:
1. Im Stehen präsentieren
Autorität lässt sich leichter ausstrahlen, wenn man steht. Dies hilft dabei, Aufmerksamkeit zu sichern und eine aktive Atmosphäre zu schaffen.
2. Teamarbeit nutzen
Zu zweit präsentieren kann vorteilhaft sein: Wenn die Stimmung kippt, kann einer sich auf den Inhalt konzentrieren, der andere spielt Moderator und übernimmt den Kontakt mit den Zuhörern.
3. Klare Spielregeln formulieren
Gleich zu Beginn des Meetings sollte der Moderator freundlich, aber bestimmt auf die Regeln hinweisen: „Für unsere Präsentation haben wir 15 Minuten eingeplant. Ich kann Ihnen Pünktlichkeit garantieren, wenn wir uns nun alle nicht durch Handys oder Laptops ablenken lassen. Dankeschön!“
4. Blickkontakt und direkte Ansprache
Halte Blickkontakt mit den Zuhörern, sprich diese auch immer wieder mit Namen an, zitiere Vorredner. Wir zeigen damit ehrliches Interesse an den anderen, das schmeichelt und sie fühlen sich gemeint.
5. Kleine Störungen ignorieren
Bei ersten, kleinen Störungen: Einfach ignorieren, nicht aus der Ruhe bringen lassen und weitersprechen. Möglicherweise hört der Spuk gleich wieder auf.
6. Gelassen bleiben und nicht überinterpretieren
Nimm Dich selbst nicht zu wichtig! Wenn jemand gähnt, langweilt er sich vielleicht gar nicht, sondern er ist einfach müde. Bleibe bei Dir und überinterpretiere nicht die Signale Deiner Zuhörer. Du kannst es gerade eh nicht ändern.
7. Zwischenfragen strategisch sammeln
Zwischenfragen können immer kommen, selbst wenn vorab darum gebeten wird, dass diese erst am Ende gestellt werden sollen. Idealerweise sammelt einer diese Einwände und notiert sie auf einem Flipchart. So sorgt sich niemand, dass diese Punkte einfach übergangen werden.
8. Störer gezielt einbinden
Lenke (dezentere) Störer ab, indem Du ihnen eine Frage zum aktuellen Thema stellst. Möglicherweise fühlt sich dieser an seine Schulzeit erinnert und gibt wieder Ruhe, weil er sich ertappt fühlt (und außerdem nicht noch einmal etwas gefragt werden möchte). Aber: Überlasse vorlauten Selbstdarstellern nicht freiwillig die Bühne!
9. Provokationen ignorieren
Bösartige Provokationen würde ich aktiv ignorieren: Einfach die Zuhörer in einer anderen Richtung ansprechen: “Gibt es noch konstruktive Beiträge zum Thema?”
10. Meetings mit einem klaren Fazit beenden
Schließe eine Präsentation oder einen Diskussionspunkt ab, indem Du ein Fazit ziehst (das man genau so im Protokoll übernehmen könnte) oder indem Du expliziert appellierst, nun eine Entscheidung zu treffen.
4 Fehler, die zu vermeiden sind
Auf keinen Fall sollten wir dies versuchen:
- Negative Annahmen als geschlossene Fragen formulieren: “Langweile ich Dich etwa?” Du könntest ein “Ja” riskieren!
- Sprechpausen können in seltenen Fällen funktionieren und die Aufmerksamkeit zurückholen. Allerdings sehe ich hier die Gefahr, dass es verunsichert wirken kann.
- Beleidigt reagieren: “Wenn Du mir nicht zuhörst, können wir es auch lassen.”
- Immer leiser werden, schneller sprechen oder auf den Boden blicken: Mache Dich bloß nicht klein!