Es gibt eine Vielfalt an Gründen, warum Menschen nicht pünktlich zu Meetings erscheinen. Jeder kennt sie, die sporadisch Unpünktlichen, die notorischen zu-spät-Kommer, die verpeilten Chaoten, die gestressten Überforderten oder auch die provozierenden Wichtigtuer. Mit diesen Ideen gelingt es künftig vielleicht besser, alle zur gleichen Zeit in einem Meeting zu versammeln.
Warum kommen Menschen zu spät zu Meetings?
Die Gründe sind vielfältig: Terminüberlappungen, fehlende Pufferzeiten, Multitasking, geringe Motivation oder einfach schlechte Gewohnheiten. Doch statt sich zu ärgern, hilft es mehr, Lösungen zu schaffen.
1. Meetingstart zeitversetzt planen
Starte Dein Meeting nicht zur vollen Stunde, sondern eine Viertelstunde später. Die meisten Besprechungen beginnen und enden zur vollen Stunde. Doch bis zur nächsten Besprechung bleibt dann keine Zeit, sich Notizen zu machen, einen Schluck Wasser zu trinken und sich in den nächsten realen oder virtuellen Raum zu begeben.
2. Pünktlichkeit in der Einladung klar kommunizieren
Betone in der Einladung, dass Dir ein pünktlicher Start wichtig ist. “Wir starten pünktlich um…” Die kleine Formulierung “ab xx Uhr” signalisiert, dass man sich auch später einfädeln kann.
3. Meetings ohne Verzögerung starten
Beginne auch wirklich zur verabredeten Zeit. Starte auch direkt mit einem wichtigen Punkt und spare Dir “Geplänkel”. Geht es in den ersten 15 Minuten grundsätzlich um das Wetter oder Fußball, könnte das einige dazu verleiten, beim nächsten Mal direkt später dazuzukommen.
4. Zuspätkommer nicht belohnen
Unterbrich nicht und fasse das bisher Besprochene auch nicht wortreich zusammen. Das nervt alle, die sich an die verabredete Zeit gehalten haben.
5. Pünktlichkeit positiv verstärken
Belohne pünktliches Erscheinen. Setze Abstimmungen, die den einzelnen wichtig sind, mitzugestalten oder das Verteilen kleiner Snacks gleich zu Beginn einer Besprechung.
6. Gemeinsame Spielregeln aufstellen
Beschließt als Gruppe gemeinsam das Einführen einer Kasse für Zu-spät-Kommer: Der Erlös kann dann bei der Weihnachtsfeier oder einem Grillfest wieder allen zu Gute kommen.
7. Klare Zeitbegrenzung setzen und einhalten
Vertage Endlosdiskussionen auf ein separates Meeting. Achte auf ein pünktliches Ende, oder sogar auf ein überpünktliches Ende! Denn das sorgt dafür, dass alle die nächste Verabredung auch wieder einhalten können.
Fazit: Pünktlichkeit beginnt bei der Führung
Pünktliche Meetings sind keine Glückssache – sie sind Führungsaufgabe. Wer konsequent und freundlich Struktur vorgibt, fördert einen respektvollen Umgang mit Zeit. Mit diesen sieben Tipps legst Du den Grundstein für mehr Effizienz und Zufriedenheit im Arbeitsalltag.